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關于eHR軟件部署方式和服務提供模式的探討

2016-06-20


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作者:聶宜軍
SAP HCM研發、咨詢和培訓專家
上海磐哲投資有限公司創始合伙人、董事總經理
兼磐哲HCM研究院院長
專業著作:
1)《SAP ERP HCM人力資本管理咨詢指南》,2012年6月由上海交通大學出版社出版;
2)《SAP ERP HCM人力資本管理配置指南》,已推出電子書,計劃2016年底前由南京大學出版社出版。
來源:磐哲HCM研究院《人力資本洞察HC Insight》


內容摘要
本文通過對企業eHR軟件系統部署的三種方式展開論述,分析其各自的優缺點。然后對基于云計算平臺的SaaS服務模式下的HR應用平臺選型、費用支付、數據安全問題進行重點探討,最后對實施和運維過程中企業、咨詢服務商和云計算平臺提供商三者之間的合作模式進行深入探討,為企業eHR平臺和服務選型提供建議和參考。

關鍵詞
HR信息化|eHR部署選型|云計算|SaaS模式|數據安全和保密  

一、云計算和SaaS模式對eHR軟件產品和服務提出的挑戰

隨著這幾年云計算概念的提出和云計算管理時代到來,人力資源信息化軟件和服務領域也是異軍突起,出現一批的云計算HR軟件和SAAS服務提供商,比如SuccessFactors(人才管理云服務)、Workday(全套人力資源管理解決方案云服務)、SHL(人才測評云服務)、Taleo(招聘云服務)等。SAP公司收購SuccessFactors更是讓人們看到這家企業管理軟件巨頭對云計算挑戰的緊迫感和未雨綢繆。有傳聞ORACLE公司精心打造的Oracle融合HCM(Oracle Fusion Human CapitalManagement)產品只提供基于SaaS和云計算模式的產品和服務。業界人士普遍感覺這次是真的狼來了,云計算模式eHR應用有一天真的會一統天下,會給企業購買、安裝和實施、維護HR系統模式帶來終結嗎?

由于各個國家和企業人力資源管理的法律、政策、制度和業務流程千差萬別,各具特色,故此HCM軟件產品可能是企業應用里對靈活性要求最高的系統之一。要推出一個具有跨國家、跨行業和跨企業適用性的套裝人力資源軟件殊非易事,對軟件開發商的設計開發人員是一個挑戰;而要針對特定企業實施好和應用好這樣的套裝軟件對eHR咨詢顧問更是挑戰。 

即便未來在HR管理的某些領域,針對某些行業,基于SaaS服務的云計算模式可能逐漸被一些企業接受和使用,有人認為這是eHR解決方案提供服務的趨勢和方向。但因為企業人力資源管理業務現狀和需求差異化帶來挑戰在云計算模式下也是難以避免,要么削足適履,要么進入云端的實施過程仍然需要。 

另外一個問題,就是企業對放在共有云服務平臺上的人力資源核心業務數據的安全保密性方面的考慮,特別是對中國傳統性本土企業,這一點尤為重要。從目前企業的情況來看,高科技企業、外資企業對HR相關云服務,接受度可能高一些,而傳統企業則需要時間來適應和接受。還有一個問題就是那些業務和數據,適合運行和存放在云服務平臺上,目前來看比較適合云化的領域有網絡學習、網絡招聘、素質測評、績效考核、人才管理等。

二、三種不同的eHR系統部署方案及優缺點 

1、企業完全自己部署全部的HR應用(On-PremiseHR solutions

企業所有或大部分的HR應用都是自己部署,使用一套商務軟件套件或者自行開發支持企業大部分或者全部的HR業務操作、流程和報表分析。當然企業可能在某些業務處理上使用一些專業HR軟件作為補充,如選擇部署SAP HCM軟件,但e-Learning、人才測評軟件使用其他軟件供應商的產品,可能在主體應用和專業應用之間實現業務集成或者數據交換。

這是云計算模式出現以前企業部署eHR軟件的主要模式。企業需要采購硬件、eHR軟件、數據庫、操作系統等等,選擇軟件實施商,經歷一定時間的實施周期,最后上線使用。同時需要建立自己的IT運維團隊,負責系統的改正性和適應性維護。

但云計算和SaaS(Software as a Service)模式的出現對上述軟件部署方式帶來巨大的挑戰。企業希望減少投入,或者改一次性建設投入為逐年的服務費投入,也需要在短時間內使用時上系統,減少自己部署的時間、人力物力額財力投入,云計算和SAAS模式提出的按需租用、按需選擇使用似乎一定程度上滿足企業的期望。 

 2、企業完全使用云端HR服務(Cloud-basedHR Solutions

企業所有或者主要的HR應用都使用SaaS服務商提供的云端服務,企業自身無需購買、安裝硬件,也無需購買、安裝和實施eHR軟件和數據庫系統,只需要按SaaS軟件提供商提供的模板提交業務需求,SaaS軟件提供商和/或其合作伙伴負責完成系統的實施,對客戶的用戶進行培訓后,企業HR業務人員和員工即可使用系統。   

對于以前沒有投資購買和實施過商業HR軟件,企業規模也不是太大,業務流程規范統一,業務需求個性化需求不多,或者比較容易轉換到業界通用做法(Best Practice)的機構,可以選擇這種部署方案。 

3、混合型部署方案(Hybird HR Solutions

對于一些機構,可能更適合的HR應用部署方案是混合型(Hybird)核心HR應用企業自己部署和維護,而部分應用如網絡學習、網絡招聘、素質測評、績效考核、人才管理等其中一部分則部署到SaaS服務商提供的云端解決方案。

對于以前已經投資實施過商業HR軟件的機構,使用這一方案可以發揮以前投資系統的價值,減少系統轉換的成本和代價。而且可以根據自己的需求選擇適合自己的部署方案,使用一些專門化eHR解決方案,彌補綜合性eHR軟件中部分業務模塊功能不足的問題。

但該方案的一個潛在問題是企業自己部署的核心HR應用和在云端的HR應用的數據共享和同步如何解決,以避免數據的多次錄入和不一致。例如如果企業自己部署核心HR應用的機構和崗位管理、人員異動和調配管理、員工信息管理,在云端的網絡學習系統需要使用企業的機構、標準崗位、人員信息,如何獲取?員工參加培訓的信息(不論是教室培訓還是網上學習),也需要返回到核心HR系統,以支持企業全業務范圍的人力資源信息查詢和報表需求。

如果核心HR應用和云端的服務來自不同的供應商,數據共享的解決就更復雜,代價也更大,后期維護也不容易。但如果核心HR應用和云端的服務來自同一個供應商,問題似乎好解決一些,因為從理論上來說,該供應商提供的各類解決方案的基礎數據模型和編碼方案應該基本是一致的。但這只是假設,SAP收購SuccessFactors后也在致力于兩套不同軟件之間數據模型、數據編碼、實現方案的集成或者融合的解決方案,要完成使兩者無縫對接、實現兩者互為補充且沒有功能和數據的冗余,目前來看尚需時日。

三、企業如何選擇適合自己的eHR系統部署方案?

對于很多企業需要使用eHR系統平臺的,不論是已經部署還是沒有部署eHR應用的,不會問我們是選擇自己購買和實施eHR軟件還是直接使用HR云服務應用?雖然云計算是很多軟件商趨之若鶩的大趨勢,不夠是對自己現有軟件的云端化還是不惜重金收購一個云端HR產品和服務公司,但云服務真的是適合不同規模、不同發展階段、不同業務模式和發展策略的各類機構嗎?

目前來看,把HR數據、業務流程移植到云端還有許多數據的、法律的、安全方案的因素需要考慮。特別的對于政府機構和具有復雜業務流程的企業就不能或者不便于簡簡單單地完成移植。但是對于一些中小規模、成長型的私營企業或外資企業在華分支機構,如果企業自身沒有多年積累的獨特人力資源管理制度和業務規則,企業管理者愿意采納業界通用業務處理流程和制度,選擇使用云端解決方案則可以快速上線、減少啟動和擁有成本,不失為一個有益的選擇。所以有人說:云計算和SaaS的真正市場是在中小企業,云計算是因小而美。我基本認可這一觀點,但還是有一點疑慮,發展中的中小企業更是需要制定符合自己需要的人才選拔、考核、測評、培訓策略,真能做到千佛一面嗎?可能還是需要找到一個標準化解決方案和靈活定制的平衡點。

對于傳統型的國有大中型企業,一般都有一定存在的年頭,大多積累一定的具有企業特色的管理流程和制度,另外出于對企業核心人力資源數據保密性和安全性,還有云端系統可用性的考慮,在加上目前主要的云服務提供商都是國外的公司,其數據中心基本都設置在海外國家;還有就是費用的問題,大中型國有企業一般員工數量基數比較大,即使按年按人頭支付使用費用,初始啟動費用和年度支付的服務費用也不是一個小數目,當然還要看云端服務商的收費和報價策略。最后基于上述原因考慮,可以預計短時間內這些企業轉而使用核心HR應用的云端服務還是不太可能的。當然這些企業可能在某些業務和某些人群使用特定的云端服務,是有可能的,比如員工的能力素質測評、滿意度調查等。

對于HR云端服務供應商出于企業利益的考慮,自然在銷售自己的方案的時候是不遺余力,希望潛在客戶變成自己的客戶。但究竟什么方案是最適合企業目前階段的業務和發展需求、性價比合適而且能真正使用起來和發揮價值,需要企業信息化和人力資源業管理決策者多看多聽多比較,最后做出合理的選擇。當然現在是一個互聯網深刻影響生產和生活的快速變革時代,沒有永恒不變、放之四海而皆準的方案和對策,適應變化是大勢所趨。

四、使用云服務eHR模式下客戶服務費用支付方式

在企業自己部署的HR應用的情況,除了硬件、數據庫、操作系統的可能投資支出外,主要的費用支出還有:

1、向eHR軟件商支付軟件的使用許可和用戶許可費用;

2、向咨詢實施商支付的咨詢服務費用。當然有些情況下如果實施服務是eHR軟件商自己的咨詢團隊承擔,則后者也可能由eHR軟件商收取。但在云服務和SaaS模式下,客戶eHR軟件的使用費用支付模式會有不同的方案,比如:

a)客戶只是按年向云服務eHR軟件和服務提供商支付服務費用客戶和云服務eHR軟件和服務提供商簽署服務提供和購買協議,根據使用的服務范圍如覆蓋的業務范圍、機構范圍、員工人數的,商定年度或者月度租金,按年度支付。客戶不再需要一次性支付首次實施費用,當然這種情況下,首次實施費用其實是分攤到年度租金中,故年度租金有可能會比方式2高一些。

b)客戶需要向云服務eHR軟件和服務提供商一次性支付首次實施費用,然后再按年支付服務費用

客戶和和云服務eHR軟件和服務提供商簽署服務提供和購買協議,根據企業使用的服務范圍如覆蓋的業務范圍、機構范圍、需求的復雜程度、是否需要一定的客戶化系統改造等,商定首次上線的實施服務費用,然后再按照標準核定企業需要支付的年度租金,按年度支付。

此種情況下,存在三種可能:一種是云服務eHR軟件和服務提供商自己的運維服務團隊負責實施,自己收取服務費用;二是將首次系統上線前的實施服務委托(轉包)給第三方獨立咨詢實施公司;三是客戶直接和自己選擇或者云服務eHR軟件商推薦的第三方獨立咨詢實施公司簽署首次上線的實施服務合同,和云服務eHR軟件和服務提供商簽署年度服務租借使用合同,但這種情況下企業還是需要和兩家供應商打交道,企業未必愿意采用這一模式。

目前領先的云服務eHR軟件商都處于投資階段,產品研發、市場培育和首批客戶的實現都是需要巨大投入,要掙錢估計還需要一段時間。整個SaaS業務模式還在成型之中,云服務eHR軟件商合作伙伴生態系統的建立尚需時日,兩者之間的合作方式和利益分成方式也需要一段時間來磨合和調整,畢竟市場和客戶還需要花更長一些時間來接受和適應SaaS這種模式。

五、云服務eHR模式下企業HR數據的安全和保密問題

云模式下企業級HR應用數據庫中存放的數據,都是一些個人或者企業比較敏感的信息,如:

 1)員工基礎信息,如員工姓名、生日、身份證號碼、職務(崗位)、部門、員工類別、級別信息等;
 2)企業學習云服務:企業培訓課程目錄、課件、員工培訓報名和參訓信息、培訓考試成績信息等;
 3) 領導力/素質測評云服務:員工的素質/能力信息、評價人的評價結果(如果不是匿名方式)
 4)績效考核云服務:員工的考核指標、單項得分和最終結果信息、考評人的評價信息(如果不是匿名方式);
 5)人才管理云服務:企業的關鍵/核心崗位的接班人及動態跟蹤和使用信息;
 6)招聘云服務:招聘崗位信息、應聘人員信息、面試人的面試評價、應聘人的處理狀態和最終結果等。上述信息的泄露對企業和員工本人的影響可能是一個危機或者災難性事件。對云服務HR應用來說果沒有良好網絡和數據安全保障措施,再加以必要的配套管理制度和法律約束,才能讓企業客戶能夠放心使用云服務。不論是云服務提供商,還是使用云服務的企業客戶,需要考慮因素包括:
1)網絡安全和數據保密機制;
2)云服務提供商的商業誠信、彼此的合同承諾(如保密責任和附帶賠償條款)、法律約束;
3)云服務提供商從業人員的職業道德和云服務提供商對其的制度和法律約束。

云平臺上企業HR數據安全和保密的措施有:
1)技術層面:防止外部黑客攻擊導致云服務平臺癱瘓不可使用,影響業務的正常運行;防止外部黑客對企業數據的非法盜取;防止內部人員越權訪問客戶的敏感數據并對外泄露;
2)合約層面:云服務供應商需要和客戶簽署相關安全保密協議,明確發生安全問題時雙方各需承擔的責任,并承擔可能的賠償責任;云服務提供商對內部人員越權取得數據的制度約束,如和員工簽署保密協議明確責任和懲罰;雙方不再續約租用合同的時候如何交還或遷移客戶的數據及應用程序等等以及保密責任等;
3)法規層面:國家有立法對外部非法攻擊云平臺和盜取數據的法律懲罰,對內部在職責范圍內取得數據后對外泄露后對企業造成經濟和商譽損失的法律懲戒。

六、云服務eHR模式下第三方獨立實施公司與eHR軟件商的合作關系

理論上來說,如果云服務eHR供應商有自己的運維服務團隊,假定他們如果能完成自己公司所有客戶的需求收集、整理、分析、設計和配置和可能的增強開發,那么似乎是沒有必要再需要外部第三方獨立咨詢公司。但從實際的可能來看,云服務eHR軟件供應商可能還是需要一些第三方獨立咨詢公司成為自己的合作伙伴,負責客戶在云端eHR系統的首次上線實施工作(如果還可以繼續用這個詞的話),就像以前SAP和ORACLE 在銷售自己On-Premise ERP解決方案時的所采取的實施合作伙伴策略相同。

如果云服務軟件商也發展一些第三方獨立咨詢實施公司作為自己的實施合作伙伴,獨立咨詢實施公司應該向哪一方收取咨詢服務費用?是企業客戶還是云服務eHR軟件商?如何收取自咨詢服務費用?

假定客戶是以年度租金的方式向支付云服務eHR軟件供應商云平臺的使用費用,似乎沒有可能叫他們再向第三方獨立咨詢公司支付服務費用,否則客戶還是和自己擁有EHR平臺模式一樣需要支持咨詢服務費用,當然因為是使用標準化的系統,和根據企業業務需求實施的系統在時間和價格上可能有所降低。

假定客戶是由云服務eHR軟件供應商支付給第三方獨立咨詢公司,是一次性支付還是根據企業租用年限和年度租金按年計提,從咨詢公司的角度,當然是希望一次性收取全部費用,不過對于云服務商來說,自己是按年收取企業的使用費用,但需要一次性支付咨詢公司的實施服務費用,一次性投資大,回收周期長,而且存在企業使用幾年后可能停止使用服務的可能性,除非云服務商對客戶首次簽約使用其服務時有最少租賃年限的門檻要求,但這樣又增加了客戶的首次投入。

假定客戶支付給云服務商,再由其轉移支付咨詢公司。此種情況的前提是云服務商收取客戶服務費用的時候分為兩塊,一塊是一次性系統實施費用,另一塊是一次性按年支付的云平臺服務費用,eHR軟件供應商委托咨詢公司負責替客戶在云平臺上配置系統、進行測試和客戶培訓,并將客戶支持的一次性系統實施費用全額或者以分包價格支付給咨詢公司。

七、總結

云計算近年已經由概念變成實際的應用系統,在個人應用方面已經是風起云涌,給傳統的個人應用軟件帶來變革。在企業管理軟件領域,傳統軟件供應商已開始投資布局并爭取話語權,新的挑戰者也在不斷出現。eHR軟件領域也不甘落后,掀起一股改造和創新的浪潮。但由于國家人力資源相關法律政策和各個企業的管理制度和業務流程的差異性,eHR軟件要走向云端變成一種企業可以實際使用的平臺和服務,還有很多問題要解決,至少在中國,還有一段路要走。

即使云計算eHR平臺和服務進入實用階段,企業在實施和部署eHR系統時也面臨諸多選型和決策的問題。企業需要綜合考慮國家法律、行業特點、企業規模、自身發展階段和特定需求,以及對數據安全性和保密的考慮,審慎選擇可以放到云端的應用和業務范圍,還有對采用標準業務解決方案(最佳業務實踐)還是堅持根據自己特色定制流程解決方案還是走適當折中的路線也是要企業決策的,當然這也會對云計算的服務費用和合作伙伴的選擇帶來影響。

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